మీరు డాక్యుమెంట్ చేయాల్సిన కార్యాలయ విధానాలు ఉంటే, మీరు బహుశా కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్ టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. టెంప్లేట్లు మీ జీవితాన్ని సులభతరం చేస్తాయి, మీకు దృ start మైన ప్రారంభ స్థానం ఇస్తాయి మరియు మీరు ఎటువంటి కీలకమైన సమాచారాన్ని వదలకుండా చూసుకోవాలి.
మీరు మొదట కార్యాలయ విధానాలను ఎందుకు డాక్యుమెంట్ చేయాలి? మరో మాటలో చెప్పాలంటే, మీరు కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్‌ను ఎందుకు సృష్టించాలి?
అనుకూల చిట్కా: మీరు రిమోట్ ఉద్యోగి లేదా రిమోట్ కార్మికులతో బృందంలో భాగమైతే, కనెక్ట్ అవ్వడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం కోసం చూస్తున్నట్లయితే, అప్పుడు మేము తనిఖీ చేయమని సిఫార్సు చేస్తున్నాము నెక్టివా . ఆధునిక పంపిణీ చేయబడిన శ్రామికశక్తి కోసం ఖచ్చితంగా రూపొందించబడిన నెక్టివా యొక్క వాయిస్ ఓవర్ ఇంటర్నెట్ ప్రోటోకాల్ (VoIP) సాంకేతికత మీ ఉద్యోగులను కంప్యూటర్ లేదా ఫోన్ ఉపయోగించి ఏ ప్రదేశం నుండి అయినా స్పష్టమైన కాల్స్ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది.
సహోద్యోగులపై ఆడటానికి చిలిపి
అద్భుతమైన ప్రశ్న. విధానం మాన్యువల్లు సాధారణంగా మంచి ఆలోచన అని ఇంగితజ్ఞానం సూచిస్తుంది, అయితే కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్‌ను సృష్టించడం ద్వారా అనేక నిర్దిష్ట ప్రయోజనాలు కూడా ఉన్నాయి:
- మీరు సెలవులకు వెళితే, మీ కీలకమైన పనులను పూర్తి చేయడానికి ఎవరైనా మాన్యువల్‌ని ఉపయోగించవచ్చు. మాన్యువల్ మీ స్టాండ్-ఇన్లకు చేయవలసిన పనిని చేయటానికి సహాయపడుతుంది మరియు ఇది మీకు మనశ్శాంతిని ఇస్తుంది ఎందుకంటే మీ పని కవర్ చేయబడిందని మరియు సరిగ్గా కవర్ చేయబడిందని మీకు తెలుసు; మీరు మాన్యువల్ రాశారు, అన్ని తరువాత!
- మీరు కొత్త ఉద్యోగిని ఆన్‌బోర్డ్ చేయవలసి వస్తే, మీరు కొత్త నియామకాన్ని మాన్యువల్ కాపీలతో అందించవచ్చు. మాన్యువల్‌లో ప్రతిదీ స్పష్టంగా వివరించబడినందున, క్రొత్త ఉద్యోగి అనుసరించే విధంగా మీరు అన్ని ప్రక్రియలు మరియు విధానాలను సులభంగా వివరించగలరు.
- మీరు మీ విధులను మరియు ప్రక్రియలను నిర్వహణకు వివరించాల్సిన అవసరం ఉంటే, మీ తెలివిగల చేతివేళ్ల వద్ద మీ అన్ని కీలక ప్రక్రియలు మరియు పనుల గురించి చక్కగా లిఖితం చేయబడిన ఖాతా మీకు ఉంటుంది.
- మీరు ఎప్పుడైనా మీ ప్రస్తుత ఉద్యోగాన్ని వదిలివేస్తే, మీరు బయలుదేరే ముందు మీ అన్ని ప్రక్రియలను రికార్డ్ చేయడానికి మీరు పెనుగులాట చేయవలసిన అవసరం లేదు. హడావిడిగా కలిసి ఉండని రిఫరెన్స్ మాన్యువల్‌ను కలిగి ఉండటం మీ పున ment స్థాపనకు మరియు మొత్తం కంపెనీకి కూడా ప్రయోజనం చేకూరుస్తుంది.
దిగువ టెంప్లేట్లు మరియు చిట్కాలు ఆఫీస్ మేనేజర్లు మరియు ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్స్ డాక్యుమెంట్ చేయడానికి మరియు వారి ప్రయత్నించిన మరియు నిజమైన పని ప్రక్రియలను పంచుకోవడానికి సహాయపడతాయి.
(PS - మా ప్రైవేట్ FB సమూహాలలో ప్రత్యేకంగా చేరండి ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లు లేదా కార్యాలయ నిర్వాహకులు . ఇది ఒక సంఘంమీ పాత్రలో మీరు ఎదుర్కొంటున్న విస్తృత సవాళ్లను ఎలా అధిగమించాలో కనెక్ట్ చేయడానికి, సహకరించడానికి మరియు సలహాలను పంచుకోవడానికి.)
ఆఫీస్ ప్రొసీజర్స్ మాన్యువల్ ఉత్తమ పద్ధతులు
సమర్థవంతమైన కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్ టెంప్లేట్‌ను మీరు సృష్టించాల్సిన ప్రతిదీ ఇక్కడ ఉంది.
పని బృందం కోసం బహుమతి ఆలోచనలు
- ఎస్ మీ మాన్యువల్‌ను అవుట్‌లైన్‌తో టార్ట్ చేయండి. ప్యాట్రిసియా రాబ్ ప్రకారం , రచయిత పని చేయడానికి అన్ని మార్గం నవ్వడం: నేటి అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ కోసం సర్వైవల్ బ్లాగ్ , “మీరు ప్రతి వస్తువును ఎలా ఉంచాలనుకుంటున్నారో తెలుసుకోవడానికి మీరు మీ విధులను తార్కిక ఆకృతిలో విషయాల పట్టికలో ఏర్పాటు చేయాలి. మీరు విషయాల పట్టికను పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరు తిరిగి వెళ్లి వివరాలను పూరించవచ్చు. ”
- మీ ప్రధాన బాధ్యతలను ఉపసంహరించుకోవడానికి మీ ఉద్యోగ వివరణ మరియు ఇటీవలి సమీక్షల నుండి ఏదైనా డాక్యుమెంటేషన్ ఉపయోగించండి. మీ మాన్యువల్ దశల వారీ పద్ధతిలో, ఈ ప్రతి ప్రధాన బాధ్యతలను ఎలా చేయాలో కవర్ చేయాలి.
- మీరు డాక్యుమెంట్ చేయవలసిన ఏదైనా విధానాల నుండి మీరు డాక్యుమెంట్ చేయవలసిన విధానాలను వేరు చేయండి. ప్రకారం వర్తింపు వంతెన , “ఒక విధానం కార్యాలయ ప్రవర్తన వంటి నియమాల సమితిని నిర్వచిస్తుంది, అయితే క్రొత్త ఉద్యోగిని ప్రవేశించడానికి మీరు తీసుకోవలసిన చర్యలను ఒక విధానం నిర్వచిస్తుంది.” మీరు ఏదో ఎందుకు చేస్తున్నారో ఎవరైనా తెలుసుకోవాలనుకున్నప్పుడు, పాలసీని సృష్టించండి మరియు రికార్డ్ చేయండి. ఎవరైనా ఏదైనా ఎలా చేయాలో తెలుసుకోవాలనుకున్నప్పుడు, ఒక విధానాన్ని సృష్టించండి మరియు రికార్డ్ చేయండి.
- మాన్యువల్‌ను స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త భాషలో రాయండి. ఒక నిగూ process విధాన మాన్యువల్ వాస్తవంగా పనికిరానిది. మీ కోసం ఇక్కడ కొత్త కార్యాలయ సామెత ఉంది: ఎవ్వరూ అర్థం చేసుకోలేని ఒక విధాన మాన్యువల్ ఎవరికీ మంచిది కాదు.
- శీర్షికలు మరియు బుల్లెట్ పాయింట్లను చేర్చండి. విధానాలను స్పష్టమైన భాషలో వ్రాయడంతో పాటు, బోల్డ్ హెడ్డింగులు, బుల్లెట్ పాయింట్లు, టేబుల్స్ మరియు ఇతరాలను ఉపయోగించి ముఖ్యమైన విషయాలు మరియు టేకావేలను పిలవండి దృశ్యమాన అంశాలు ఇది టెక్స్ట్ యొక్క బ్లాకులను విచ్ఛిన్నం చేస్తుంది. ఇది ఎవరైనా మాన్యువల్‌ను దాటవేయడానికి మరియు సంబంధిత విభాగాలకు వెళ్ళడానికి సహాయపడుతుంది.
- ప్రక్రియను కలిగి ఉన్న వ్యక్తి కోసం సంప్రదింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి , మీరే కావచ్చు. మాన్యువల్ ఉపయోగిస్తున్న ఎవరికైనా ప్రశ్నలు ఉంటే ఎవరిని సంప్రదించాలో తెలుసుకోవడానికి ఇది సహాయపడుతుంది.
- మాన్యువల్‌ను ధృవీకరించండి. మీరు ఏమి చేయాలో తెలియని వ్యక్తి మాన్యువల్ చదవనివ్వండి. మీ సహచరుడు మాన్యువల్ చదివిన తరువాత, ఏ రోజునైనా అతను ఏమి చేస్తాడో ప్లే-బై-ప్లే ద్వారా మిమ్మల్ని నడపమని అతనిని అడగండి. అతను తడబడితే, అది మాన్యువల్ రచన లేదా నిర్మాణంలో లోపం కావచ్చు.
- మాన్యువల్‌ను శోధించదగిన పిడిఎఫ్‌గా చేయండి. ఇది ప్రజలు ఎంత చక్కగా వ్యవస్థీకృతమై ఉన్నప్పటికీ, మీ బుల్లెట్లు మరియు శీర్షికలను దాటవేయడానికి వారి కనుబొమ్మలను ఉపయోగించి సాధించగలిగే దానికంటే చాలా అధునాతనతతో శోధించడానికి ఇది అనుమతిస్తుంది.
- మాన్యువల్ సృష్టించబడిన తేదీతో పాటు చివరిగా నవీకరించబడిన తేదీని చేర్చండి. ప్రస్తుత సమాచారం పొందుతున్నారని ధృవీకరించడానికి ఇది వినియోగదారులకు సహాయపడుతుంది.
- ప్రతి విధానానికి వశ్యత మరియు ఎంపికలను అందించండి. ప్రకారం ఒక పాలసీ రైటింగ్ గైడ్ , “సాధ్యమైనప్పుడు, విధానాలు వినియోగదారు ఎంపికలను అందించాలి. అనవసరంగా పరిమితం చేసే విధానాలు వాటి ఉపయోగాన్ని పరిమితం చేస్తాయి. ” కొన్ని సందర్భాల్లో, మాన్యువల్‌ను ఉపయోగించే వ్యక్తులు కేవలం “నింపడం” అవుతారు మరియు ఒక టికి నియమాలను పాటించటానికి గట్టిగా అంకితం కాకపోవచ్చు. వారు ఏదో చేసినట్లయితే వారు నిజంగా చేయాలని అనుకోరు, అప్పుడు వారు అలా చేయకపోవచ్చు అది.
- మానుకోండి సమాచారంతో సహా అది త్వరలో పాతది కావచ్చు. ఉదాహరణకు, ఒక విధానంలో కంపెనీలో ఎవరితోనైనా సహకరించడం ఉంటే, అప్పుడు మీరు వ్యక్తి పేరుకు బదులుగా స్థానం యొక్క శీర్షికను ఉపయోగించవచ్చు. ప్రజలు సంస్థను విడిచిపెట్టినప్పుడు, మాన్యువల్ ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
- అవసరమైనప్పుడు సందర్భాన్ని చేర్చండి. మీ స్థానానికి ప్రత్యేకమైన పరిభాషలా అనిపించే ఏదైనా నిబంధనలను నిర్వచించండి లేదా అర్థం చేసుకోవడానికి కొంత సందర్భం అవసరమయ్యే ఏదైనా విధానాలను స్పష్టం చేయండి. ఉదాహరణకు, మీరు కంపెనీ వార్షిక నివేదికను “వార్షిక” గా సూచించవచ్చు. మీరు ఏదైనా విధానాలలో పేర్కొన్నట్లయితే దీనిని 'కంపెనీ వార్షిక నివేదిక' గా సూచించండి. ఎవరైనా ఒక విధానాన్ని సమీక్షిస్తుంటే, వారు “వార్షిక” యొక్క ప్రాముఖ్యతను తక్కువ అంచనా వేయవచ్చు మరియు అది ఏమిటో ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే సత్వరమార్గాలను తీసుకోవచ్చు.
- నవీకరణ ప్రణాళిక మరియు క్యాలెండర్‌ను సృష్టించండి. కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్ ఒక స్టాటిక్ డాక్యుమెంట్ కాదు మరియు దీనికి ప్రతిసారీ కొంత పునరుజ్జీవనం అవసరం. ఇది పని క్రమంలో ఉంచడానికి మీరు శ్రద్ధ వహించాలి.
- విభాగాల సంస్థ పటాలను చేర్చండి మరియు మాన్యువల్ రీడర్లు చుక్కలను కనెక్ట్ చేయగలరని నిర్ధారించుకోవడానికి మీ కంపెనీలోని స్థానాలు.
- ఫ్రీక్వెన్సీ ప్రకారం విధానాలు మరియు పనులను నిర్వహించండి. ఒక విధానం ఒక్కసారిగా లేదా పునరావృతమయ్యే రోజువారీ, వార, నెలవారీ లేదా వార్షిక పని అని స్పష్టం చేయండి.
- ప్రతి విధానానికి ఎంత సమయం పడుతుందో చేర్చండి. ఇది వినియోగదారుల అంచనాలను నిర్వహిస్తుంది మరియు వారి సమయాన్ని సమర్థవంతంగా కేటాయించడంలో సహాయపడుతుంది.
- ప్యాట్రిసియా రాబ్ చెక్‌లిస్ట్‌లతో సహా సిఫారసు చేస్తుంది మాన్యువల్ వినియోగదారులకు వారు అన్ని క్లిష్టమైన విధానాలను కవర్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవడంలో సహాయపడటానికి.
కార్యాలయ విధానాలు మాన్యువల్ టెంప్లేట్లు
మీ అన్ని అవసరమైన విధులను కవర్ చేయడానికి అవసరమైనన్ని సార్లు ఈ మూసను ఉపయోగించండి.
మీ విధాన మాన్యువల్‌లో ఒక పనికి సంబంధించిన విధానాలను వివరించడానికి క్రింది సమాచారాన్ని చేర్చండి.
ప్రయాణంలో ఆరోగ్యకరమైన స్నాక్స్
- పని:
- అవసరమైన సమయం:
- పాల్గొన్న విభాగాలు:
- పాల్గొన్న స్థానాలు:
- మేము దీన్ని ఎందుకు చేస్తాము:
- మేము దీన్ని చేసినప్పుడు:
- రోజువారీ:
- వీక్లీ:
- నెలవారీ:
- వార్షికంగా:
- మేము దీన్ని ఎలా చేస్తాము:
- దశ 1:
- దశ 2:
- దశ 3:
- దశ 4:
- దశ 5:
- కీ బట్వాడా / పూర్తయిన గుర్తు:
కార్యాలయ విధానాలు మాన్యువల్ ఉదాహరణలు
మీ కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్ వరుస పనులతో తయారవుతుంది, కొన్ని సంబంధిత మరియు మరికొన్ని పూర్తిగా వేరు. స్పష్టంగా, సమూహ సంబంధిత పనులు కలిసి. పనుల మధ్య కనెక్షన్‌ను సూచించడానికి పంక్తులు లేదా ఫ్లో చార్ట్‌లను చేర్చండి.
ఉదాహరణ 1:
- పని: తీసుకోవడం యొక్క జాబితా కార్యాలయ చిరుతిండి స్టేషన్
- అవసరమైన సమయం: సుమారు 15 నిమిషాలు
- పాల్గొన్న విభాగాలు: ఎన్ / ఎ; ప్రతి ఒక్కరూ స్నాక్స్ ఆనందిస్తారు, కాని ఆఫీసు మేనేజర్ స్నాక్స్ ఆర్డర్ చేయడానికి మరియు జాబితా తీసుకోవడానికి బాధ్యత వహిస్తాడు
- పాల్గొన్న స్థానాలు: ఎన్ / ఎ; ఇది సోలో గిగ్
- మేము దీన్ని ఎందుకు చేస్తాము: మా చిరుతిండి పరిమాణాలు కార్యాలయంలో వాస్తవ ప్రాధాన్యతలను మరియు వినియోగాన్ని ప్రతిబింబిస్తాయని నిర్ధారించుకోండి.
- మేము దీన్ని చేసినప్పుడు:
- రోజువారీ: రెండుసార్లు, ఉదయం మొదటి విషయం మరియు సాయంత్రం చివరి విషయం.
- మేము దీన్ని ఎలా చేస్తాము:
- దశ 1: స్నాక్స్ లెక్కించండి.
- దశ 2: మొత్తం పరిమాణాలను రికార్డ్ చేయండి.
- దశ 3: ప్రతి నిర్దిష్ట చిరుతిండి యొక్క పరిమాణాలను రికార్డ్ చేయండి.
- దశ 4: మీ రోజు సందర్శన సమయంలో, తదనుగుణంగా స్నాక్స్‌ను తిరిగి ప్రారంభించండి.
- దశ 5: ఏదైనా ఆర్డర్లు అవసరమైన విధంగా ఉంచండి.
- కీ బట్వాడా / పూర్తయిన గుర్తు: తిరిగి నిల్వ చేసిన చిరుతిండి స్టేషన్.
నెల ప్రసంగం యొక్క ఉద్యోగి
ఉదాహరణ 2:
- పని: కార్యనిర్వాహక నాయకత్వ కమిటీ సమావేశానికి ప్రయాణాన్ని సృష్టించండి
- అవసరమైన సమయం: 30 నిముషాలు
- పాల్గొన్న విభాగాలు: ఎన్ / ఎ; ప్రతి విభాగానికి చెందిన నాయకులు ఈ కమిటీలో పాల్గొంటారు, కాని ప్రయాణ రూపకల్పనలో పరిపాలనా బృందం మాత్రమే ఉంటుంది.
- పాల్గొన్న స్థానాలు: ప్రతి ప్రధాన విభాగాధిపతికి ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లు ప్రయాణ అంశాలను జోడించాల్సి ఉంటుంది మరియు తుది ప్రయాణాన్ని సమీక్షించి సంతకం చేయాలి.
- మేము దీన్ని ఎందుకు చేస్తాము: ప్రతి కార్యనిర్వాహక నాయకత్వ కమిటీ సమావేశం విజయవంతం కావడానికి ఒక ప్రయాణం ప్రధానమైనది. నాయకులు ప్రయాణాన్ని తీవ్రంగా పరిగణిస్తారు మరియు మాట్లాడే పాయింట్లు, ప్రెజెంటేషన్లు మరియు మరెన్నో ప్లాన్ చేయడానికి దీనిని ఉపయోగిస్తారు.
- మేము దీన్ని చేసినప్పుడు:
- రోజువారీ: సమావేశం వారానికి ఒకసారి మాత్రమే జరుగుతుంది, ప్రయాణ ప్రణాళిక ప్రక్రియ చాలా రోజులు ఉంటుంది మరియు సమావేశానికి ముందు రోజు ముందు చాలా కాలం ప్రారంభమవుతుంది. ప్రయాణాలను సృష్టించే ప్రక్రియను వీలైనంత త్వరగా మరియు సులభంగా ఉంచడానికి ప్రతిరోజూ కొన్ని అంశాలను చేయండి.
- మేము దీన్ని ఎలా చేస్తాము:
- దశ 1: ఇతర డిపార్ట్మెంట్ ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లకు వారి ప్రయాణ పాయింట్లను పొందడానికి ఇమెయిల్ చేయండి.
- దశ 2: ఇతర EA ల నుండి ఇన్పుట్ ఉపయోగించి ప్రయాణం యొక్క మొదటి చిత్తుప్రతిని సృష్టించండి.
- దశ 3: సమీక్ష మరియు ఆమోదం కోసం ఇతర EA లకు ముసాయిదా ప్రయాణాన్ని పంపండి.
- దశ 4: అభిప్రాయాన్ని సమగ్రపరచండి మరియు తుది ప్రయాణాన్ని పోలిష్ చేయండి.
- దశ 5: సమావేశానికి హాజరైన వారందరికీ ప్రయాణం పంపండి.
- కీ బట్వాడా / పూర్తయిన గుర్తు: సమావేశానికి హాజరయ్యే వారందరికీ సమావేశానికి కనీసం ఒక రోజు ముందు (మంగళవారం) ఈ ప్రయాణం పంపిణీ చేయబడుతుంది.
ఉదాహరణ 3:
- పని: ఎగ్జిక్యూటివ్ యొక్క వ్యాపార ప్రయాణ ప్రయాణాన్ని సృష్టించండి.
- అవసరమైన సమయం: 1-2 గంటలు
- పాల్గొన్న విభాగాలు: ఎన్ / ఎ
- పాల్గొన్న స్థానాలు: ఎన్ / ఎ
- మేము దీన్ని ఎందుకు చేస్తాము: కార్యనిర్వాహక వ్యాపార ప్రయాణ ప్రణాళికల విజయానికి ప్రయాణ కేంద్రాలు ప్రధానమైనవి.
- మేము దీన్ని చేసినప్పుడు:
- అవసరమైన విధంగా: ఎగ్జిక్యూటివ్ ట్రిప్ వచ్చినప్పుడు ట్రావెల్ ఇటినెరరీని సృష్టించడం అవసరమని మీకు తెలుసు.
- మేము దీన్ని ఎలా చేస్తాము:
- దశ 1: అవసరమైతే ప్రయాణ వివరాలు మరియు నిర్ధారణలను అభ్యర్థించండి.
- దశ 2: ప్రామాణిక ప్రయాణ ప్రయాణ టెంప్లేట్ నింపండి నిర్దిష్ట రకం ప్రయాణానికి.
- దశ 3: ప్రయాణానికి ఎగ్జిక్యూటివ్‌కు పంపండి.
- కీ బట్వాడా / పూర్తయిన గుర్తు: ఇబయలుదేరే తేదీకి కనీసం ఒక వారం ముందు ప్రయాణ ప్రయాణ మార్గం ఉంది.
మీరు ఎప్పుడైనా కార్యాలయ విధానాల మాన్యువల్‌ను సృష్టించారా? ఏ చిట్కాలు, ఉపాయాలు మరియు ఉత్తమ అభ్యాసాలు మిమ్మల్ని ట్రాక్ చేస్తాయి? దిగువ వ్యాఖ్యలలో మీ అనుభవాలను పంచుకోండి.
(PS - మా ప్రైవేట్ FB సమూహాలలో ప్రత్యేకంగా చేరండి ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లు లేదా కార్యాలయ నిర్వాహకులు . ఇది ఒక సంఘంమీ పాత్రలో మీరు ఎదుర్కొంటున్న విస్తృత సవాళ్లను ఎలా అధిగమించాలో కనెక్ట్ చేయడానికి, సహకరించడానికి మరియు సలహాలను పంచుకోవడానికి.)